Fornecedor que entrega mercadoria do estoque, cliente que faz a compra e quer sair satisfeito, departamentos que precisam se integrar para o sucesso. Esse é um resumo de como é o cenário do varejo, e o gestor precisa ficar atento para conseguir sucesso em suas operações.

Dentro da era da tecnologia e da automação, uma das soluções se mostra como indispensável: o software de gestão de varejo. Por meio dele é possível automatizar tarefas, obter resultados melhores e garantir a sobrevivência do negócio no mercado. Por outro lado, ignorá-lo pode significar colocar o varejo em risco.

Quer saber por que isso acontece? Então entenda a seguir quais são os riscos de empreender sem esse software.

O que é um software de gestão de varejo?

Um software de gestão é uma solução voltada para a automação de diversas tarefas. Normalmente ele não é um programa instalado em um computador, mas, sim, uma solução feita na nuvem em uma plataforma online e totalmente integrada.

Não existe uma padronização quanto ao software de gestão e cada um tem suas próprias funcionalidades, dependendo de qual é a área de foco. No caso do varejo, um software do tipo serve para ajudar a faturar vendas, acompanhar movimentações financeiras, obter dados e mais.

Outras funções desse tipo de software incluem a ajuda no controle de estoque, cadastro de fornecedores e até mesmo a geração de relatórios gerenciais.

Graças a isso, é uma solução praticamente indispensável para negócios que desejem não apenas ficar atualizados com o que existe de mais relevante no mercado, mas que também desejem resultados melhores.

Por que ele é tão necessário no varejo?

Imagine comandar uma empresa do varejo e, na hora de fazer as compras, não saber qual é a quantidade ideal de estoque. Acertar, nesse sentido, vai significar que seus clientes vão sempre encontrar os produtos em estoque e que será possível aproveitar as demandas, certo? software de gestão de varejo

Sem um auxílio quanto à informação, por outro lado, há mais chances de errar na hora de dimensionar o estoque. Esse é apenas um exemplo que acontece no varejo, mas há muitas outras situações em que a tecnologia é de grande ajuda.

A hora de fazer fluxo de caixa, o momento de avaliar os resultados e de controlar os processos de varejo também são impactados positivamente por esse tipo de solução.

Inclusive, em um negócio que tenha um grande volume de transações é ainda mais indispensável ter uma solução dessas. De outro modo, é, no mínimo, muito oneroso garantir um controle manual sobre todas as questões.

No cenário geral, o software de gestão de varejo é importante porque auxilia as diversas operações necessárias para que o negócio funcione do jeito certo. Como resultado, todo o gerenciamento de processos fica mais simples.

Os riscos da não utilização

Pode parecer que usar um software de gestão de varejo é uma simples de opção e que não utilizá-lo não é tão ruim quanto parece. Porém, a verdade é que ignorar o uso dessa solução tem consequências graves para o negócio.

Mas, afinal, quais riscos você corre ao não optar por essa solução? A seguir, a resposta:

Perda de vantagem competitiva

Com cada vez mais negócios reconhecendo a necessidade de se modernizar, o uso do software de gestão de varejo não é mais novidade para muitos de seus concorrentes. De fato, muita gente que disputa clientes com você já aproveita as vantagens de ter tudo mais automatizado e mais simples.

O pior desse risco é que ele gera um ciclo: quanto mais seus concorrentes usam essa solução, mais eles economizam. Como resultado, o lucro deles aumenta de modo a permitir investimentos em melhorias e otimizações. E o seu negócio? Fica para trás.

Em tempos em que ter uma vantagem competitiva é fundamental para o sucesso, ao não usar essa solução, você joga pela janela uma grande possibilidade de se destacar.

Com isso, talvez você argumente que os seus concorrentes, especificamente, não utilizam essa solução e que, por isso, você não deveria se preocupar. Mas é justamente nesse caso que você deve considerar sair na frente e se destacar possivelmente como líder de mercado.

Como ficar para trás no mercado de hoje significa perder as chances de sucesso, ao desperdiçar essa vantagem competitiva, você coloca em xeque a continuidade do seu negócio.

A falta de otimização do tempo

Muitas tarefas relacionadas à gestão do varejo levam um tempo mais longo. Como diz o clichê, tempo é dinheiro e ao gastar esse recurso, você está desperdiçando outras oportunidades.

Um inventário de estoque, por exemplo, pode levar horas seguidas para ser elaborado, uma vez que é preciso tempo até que tudo seja contabilizado. Em vez de agir para captar e satisfazer clientes, sua equipe está presa fazendo uma contagem. Por outro lado, ao ter um software de gestão, você consegue ter um controle mais automatizado.

O inventário, é claro, ainda pode ser realizado, mas agora com muito menos frequência e com maior chance de garantir o total controle do estoque, uma vez que um software de gestão ajuda a diminuir a probabilidade de erro nos processos.

Ao fazer com que um software execute tarefas que são essencialmente realizadas por pessoas, você consegue alocar os seus colaboradores em funções que sejam muito mais estratégicas. Diminuindo o tempo necessário para controle e planejamento, há mais tempo para a ação do negócio.

Sem otimização de tempo, por outro lado, não apenas você gasta mais do que gostaria, mas a gestão ainda perde a chance de ser mais dinâmica. Se tudo demora mais tempo, é mais difícil conter uma ameaça logo no início ou aproveitar uma oportunidade antes que um concorrente a tome para si.

A falta de informações concretas

Sem um software de gestão de varejo, é tudo meio incerto do ponto de vista das informações coletadas. O motivo? A grande quantidade de interferência humana. Quanto mais pessoas acessam e modificam os dados, maiores são as chances de que haja um erro em algum ponto.

Dependendo da quantidade de processos envolvidos ou do volume de operações, esses erros se acumulam e o que era inofensivo se transforma em uma sucessão de dados errados.

Na hora de decidir, a gestão vai se basear nos dados. Mas estando eles incorretos, também há chances de a escolha errada ser feita.

Com um software, por outro lado, a precisão é maior. Os cálculos são feitos em questões de milésimos de segundos e conferir qualquer informação é muito mais fácil — basta cruzar os dados e pronto, você tem a conciliação que deseja.

Além disso, a chance de uma informação ser modificada em uma solução como essa é muito pequena, ou seja, dificilmente alguém vai conseguir penetrar nas camadas do sistema e mudar uma informação. Mesmo os erros dos usuários são mais facilmente contornáveis, já que normalmente o programa conta com versões anteriores de dados que podem ser recuperadas.

Já pensou errar o fluxo de caixa e, de repente, não saber mais como foram efetivamente as movimentações financeiras? Pois com o software esse risco é mínimo, para não dizer nulo.

Perdas financeiras para a empresa

Praticamente todo negócio deseja ser lucrativo, e com o uso de um software de gestão de varejo, atingir esse objetivo fica mais fácil. O principal motivo é que há uma otimização do uso de recursos, inclusive os financeiros.

Ao mesmo tempo em que o negócio deixa de gastar muito tempo em atividades que agregam pouco valor, ele ganha a possibilidade de usar o tempo em tarefas mais produtivas e mais lucrativas.

Além disso, a empresa também deixa de sofrer com os desperdícios. Um estoque mal dimensionado devido à falta de controle causa desperdícios que surgem em forma de produtos que encalham, avariam, ficam obsoletos ou mesmo perecem. Com isso, ou o varejo precisa fazer promoções e queima de estoque ou tem que se livrar dos produtos, mesmo tendo pago por eles.

Decisões erradas e oportunidades mal ou não aproveitadas também causam perdas financeiras para o negócio. Em um momento de turbulências e instabilidade, como uma crise econômica, isso pode fazer com que o negócio encontre dificuldades para se manter no mercado.

Fora que quanto mais gastos desnecessários há, menos o negócio pode investir em melhorias que realmente serão percebidas e apreciadas pelos clientes.

Falta de embasamento para tomada de decisão

A tomada de decisão em qualquer negócio não pode ser orientada apenas pelo que é conhecido como feeling empresarial. Basear-se em uma questão tão subjetiva como essa só faz aumentar as chances de a decisão incorreta ser tomada.

Quando uma gestão se preocupa com a própria percepção em vez de olhar para números e dados, aumentam as chances de ser tomada uma decisão que não corresponde totalmente à realidade. O resultado, no melhor dos casos, é que uma oportunidade melhor deixa de ser aproveitada — e, acredite, o seu concorrente não vai deixá-la passar.

Para evitar esse tipo de situação, é fundamental que todos estejam altamente informados de modo a conseguir tomar a melhor decisão. Isso só é possível com o uso de dados confiáveis e que demonstrem a realidade. Sem um software de gestão de varejo, é praticamente impossível ter um volume considerável de dados sem precisar gastar mais do que o pretendido.

Por outro lado, se o seu varejo adota esse software como parte do seu processo de decisão, é mais fácil conseguir chegar a conclusões sobre o negócio. Além disso, dá sempre para obter níveis mais profundos de informação com esse tipo de sistema, como ao cruzar dados diversos.

Graças a isso, é possível encontrar tendências, oportunidades e riscos que, de outro modo, poderiam passar despercebidos. Assim, fica mais fácil tomar uma decisão que seja ideal para o presente e para o futuro do negócio.

Menor controle sobre os processos

Entender o que está acontecendo com o negócio é fundamental tanto para avaliar se o planejamento está sendo seguido como para pensar nas melhores formas de prosseguir com o varejo.

A falta de controle, por outro lado, é um dos riscos de não usar um software de gestão de varejo. Na correria do dia a dia de um negócio de varejo, deixar de lado uma avaliação importante ou o controle de um indicador é mais fácil do que parece.

Isso se deve principalmente à dificuldade que é fazer tudo de maneira manual. Porém, se você tem um software para apoiar a gestão, é muito mais fácil ter uma visualização de dados em forma de gráficos, por exemplo.

Além disso, o software de gestão de varejo pode servir para o controle automático de muitas tarefas. Definidos os parâmetros de atuação, basta deixar que o software se integre ao processo, gerando dados e analisando de maneira prática.

No geral, isso garante que todos tenham muito mais conhecimento sobre o negócio e sobre cada parte que o compõe. De quebra, dá para identificar possibilidades de otimizar ou mesmo eliminar alguns processos sem que isso cause prejuízos para a qualidade que chega ao cliente final.

Menor disponibilidade de dados

Pense na seguinte situação: os dados de compras e vendas do seu varejo são mantidos em planilhas físicas ou então em softwares instalados nos computadores da gerência. Porém, em determinado momento, um dos responsáveis precisa viajar e, no meio de uma decisão importante, não consegue ter acesso aos dados necessários.

Agora imagine outro cenário: uma equipe do varejo está empenhada em melhorar as condições de logística por meio da otimização de parâmetros, como os de entrega. Sendo um esforço colaborativo, todos precisam ter acesso aos dados, mas eles precisam ser enviados por e-mail a cada modificação. Com isso, o tempo de decisão aumenta significativamente, o que não aconteceria se todos pudessem ter acesso simultâneo e em tempo real.

Em ambas as situações, esses são riscos causados pela falta de um bom software de gestão de varejo. Como normalmente os dados são enviados para a nuvem, é muito mais fácil conseguir acessar as informações de onde estiver e de forma a tornar esse acesso totalmente conveniente.

Como um todo, isso acelera o processo de gestão e evita que ele fique engessado e restrito. Como é cada vez maior a tendência de trabalhar de qualquer lugar e decidir fora do escritório, a adoção de uma solução como essa vem a calhar.

Maiores riscos de irregularidade fiscal

A gestão fiscal e tributária no Brasil é complexa, extensa e muda com muita frequência. Praticamente todos os anos há mudanças nos limites, nas alíquotas, nas regras e no que é obrigatório declarar e enviar.

Mesmo com a transformação digital dos negócios, isso ainda é um problema, já que a Receita Federal, a Secretaria de Fazenda e outros órgãos públicos estão se empenhando em digitalizar obrigações fiscais e tributárias.

Com isso, não apenas é necessário se manter atualizado sobre as regras como também ter formas de enviar os arquivos necessários para os órgãos competentes. Ao não adotar um software de gestão de varejo, ambos os fatores saem prejudicados.

O maior risco associado a isso está no fato de que o seu negócio passa a ficar irregular. Além de correr o risco de pagar multas, ainda pode sofrer sanções e ter a reputação prejudicada em relação ao público. Por fim, fica mais difícil conseguir financiamentos para o varejo.

Com a solução certa é possível, dentre outras coisas, emitir notas fiscais eletrônicas, armazenar documentos eletrônicos e fazer um gerenciamento muito mais seguro.

Menor segurança de dados

Por falar em segurança, usar um software de gestão de varejo evita o problema relacionado à segurança de dados. Quando você tem um software que funciona exclusivamente em um computador, a consequência é que toda a segurança dos dados fica comprometida. Basta que haja um problema ou mesmo uma invasão para que os dados sejam perdidos.

Como a informação é especialmente necessária para que o negócio de varejo continue a se desenvolver, perder os dados significaria atrasar o seu desenvolvimento e até mesmo comprometer os seus resultados em curto, médio e longo prazo.

Com a escolha de um software de gestão de varejo na nuvem, por outro lado, é mais fácil garantir o acesso e a recuperação dos dados. Se você fizer uma boa escolha, contará com uma empresa de qualidade que será responsável por ajudar a garantir que todos os dados fiquem devidamente protegidos.

Os riscos de empreender sem um software de gestão de varejo são diversos e vão desde a falta de otimização de tempo ou de custos até a irregularidade fiscal ou a perda de vantagem competitiva. Como são cumulativos, esses efeitos podem fazer com que o seu negócio saia do jogo definitivamente, então é essencial escolher a melhor opção para vencer no mercado!